¿No sabes que tienes que hacer para poder utilizar el Buzón de Correo de vTiger CRM?
Ya te has acostumbrado y te parece natural. Te pones a trabajar delante de tu equipo y comienzas a abrir una multitud de ventanas. Una para tu Excel, otra para la agenda, otra para … (esto, aquello y lo de más allá) y, por supuesto no puede faltar la estrella, otra para tu Gmail (o cualquier otro programa para gestionar tu correo, ya sea Yahoo, Hotmail, Microsoft Outlook, etc.).
No voy a entrar en cuestiones técnicas por utilizar innecesiaremente los recursos de tu equipo o lo confuso que puede ser tener tantas ventanas abiertas al mismo tiempo.
Uuuuppss, vale, ya conoces y utilizas como sistema de gestión a vTiger CRM, por lo que ya sabes que no necesitas a Excel (como un sistema de gestión, sino como una hoja de cálculo, su verdadera función), ya tienes tu agenda integrada en tu CRM, etc.
En este artículo te explico por qué te conviene utilizar el Buzón de Correo de vTiger CRM, cómo funciona y cómo tienes que configurarlo para que “puedas cerrar esa otra ventana” y sigas aumentando tu productividad en cuanto a la gestión de tu negocio.
¿Listo para aprovechar todas las ventajas de gestionar tu correo profesional desde un único lugar?
¡Pues, súbete al tren que te llevo directo a la solución!
Contenido del artículo
- 1 ¿Qué es el Buzón de Correo de vTiger CRM?
- 2 ¿Para qué vas a utilizar este buzón o gestor de correo?
- 3 ¿Dónde puedes encontrar el administrador de correo en tu CRM?
- 4 Aprende a configurar el Buzón de Correo de vTiger CRM
- 5 Plugins que pueden mejorar tu gestión junto con el Buzón de Correo de vTiger CRM
- 6 ¿Se me ha escapado algún detalle y sigues teniendo dudas de para qué sirve el Mail Manager de vTiger CRM?
¿Qué es el Buzón de Correo de vTiger CRM?
El gestor de correo, también conocido como el Buzón de Correo de vTiger CRM, es un programa que, como su nombre indica, te ayudará a gestionar y a trabajar, sincronizando tu cuenta de correo profesional desde un solo lugar sin tener que cambiar de aplicación.
Es decir que, el poder del Buzón de Correo de vTiger es su capacidad de “centralizar” tu correspondencia profesional para que puedas ver todos los correos electrónicos, sin salir de tu sistema de gestión.
En cristiano,
El Buzón de Correo de vTiger sincroniza tus correos electrónicos
¿Para qué vas a utilizar este buzón o gestor de correo?
El principal uso de este gestor será hacerte la vida más fácil pues, como te he dicho antes, te ayudará a sincronizar los emails de una misma cuenta de correo electrónico.
Es decir, entre 2 buzones de correo.
Por ejemplo:
- Entre el buzón de correo de tu Gmail y el buzón de correo de tu vTiger CRM.
- Entre el buzón de correo de tu email profesional (con formato usuario@dominio.com) y el buzón de correo de tu vTiger CRM.
- Y entre cualquier otro servicio de correo como Yahoo, etc., y tu CRM.
Cuando te digo “sincronizar”, significa que tendrás el mismo correo disponible en tus 2 buzones. Estás integrando esa cuenta de correo que ya tienes, dentro de tu sistema CRM.
Y, ¿con esto qué ganas?
¿Te imaginas no tener abierta una ventana para tu programa de correo habitual y además otra ventana con el mismo correo en tu vTiger?
Con ello, te evitas tener que estar cambiando de aplicación o tener más ventanas abiertas en tu equipo, innecesariamente.
Además,
tu productividad aumentará con el Buzón de Correo de vTiger CRM.
El otro gran beneficio es que vTiger tiene otra herramienta, llamada MAIL CONVERTER, que puede relacionar cada email con el cliente correspondiente.
Es decir que, no tienes que acceder al gestor de correo de vTiger para buscar los emails de un cliente, todo lo contrario, en la ficha del cliente podrás encontrar toda la correspondencia existente con dicho cliente.
Y otras muchas cosas más, pero…, mejor te lo cuento en un próximo artículo.
¿Dónde puedes encontrar el administrador de correo en tu CRM?
Primero tienes que entender que el buzón de correo se configura a nivel de usuario.
Es decir, que cada uno de los usuarios del CRM puede, y debe, tener su propio buzón. Si esto no fuera así, no podría enviar ni recibir sus propios emails.
Entonces, sin importar si eres el único usuario del CRM con privilegios de administrador u otro tipo de usuario dentro de la organización de la empresa, encontrarás tu gestor de correo accediendo a la barra de menús en la parte superior izquierda de la pantalla.
Una vez haces clic a esta ventana, se abrirá el menú con diferentes accesos, y entre ellos encontrarás “Admin Correo“.
Aquí lo tienes. Te presento a tu gestor de correo o como lo estamos llamando principalmente, el Buzón de Correo de tu vTiger CRM.
Eso sí, ahora mismo no está en funcionamiento, vamos, que estará de vacaciones hasta que lo configures para sincronizarlo con la cuenta que hayas seleccionado.
Aprende a configurar el Buzón de Correo de vTiger CRM
No te asustes, vamos a ir paso a paso para que puedas seguir el proceso a tu ritmo. Pero, antes, un pequeño pero importantísimo detalle.
El buzón de correo de vTiger se configura con los parámetros del Servidor de Correo Entrante y, en concreto, con el protocolo IMAP.
El CRM de vTiger, actualmente en su versión 7.1, sólo soporta el protocolo IMAP. El protocolo POP3 aún no es compatible.
Configuración para Gmail
Recuerda que esta configuración es muy similar para cualquier otro servicio de correo electrónico gratuito, como puede ser Yahoo, etc.
Al pulsar sobre “Admin Correo”, el CRM te mostrará una nueva pantalla en la que te explicará qué es el Mail Manager (así es como lo llama originalmente vTiger).
Pulsa sobre “Configurar el Buzón de Correo” y se abrirá una nueva ventana de tipo emergente o pop-up en la que tienes que seleccionar el tipo de cuenta que deseas sincronizar, en este caso, Gmail.
A continuación, rellenarás los datos que te pide:
- Nombre del correo o IP del servidor (por defecto, ya te aparece el servidor correcto, sin embargo, si Gmail cambiara la configuración de sus servidores, deberás cambiarlo manualmente, ya que estamos en la versión de Código Libre u Open Source).
- Nombre de usuario (introduce tu cuenta de Gmail que desees sincronizar).
- Contraseña (obviamente la contraseña de tu cuenta de Gmail).
Ya lo tienes todo. Pulsa sobre guardar y el sistema te redigirá a la “Bandeja de Entrada” de tu gestor de correo.
¡Tu Buzón de Correo de vTiger CRM ya está configurado y sincronizado con tu cuenta de Gmail!
Desde aquí podrás redactar y enviar tus nuevos emails. Consultar todos los correos que recibas previamente en tu cuenta de Gmail y responder a ellos.
Sólo necesitas saber una cosa más, este correo, a diferencia del programa de correo de Gmail, no se refrescará automáticamente.
Accede a la configuración del Buzón de Correo y en la opción de tiempo para sincronizar, podrás seleccionar entre:
- Ninguno
- 5 minutos
- 10 minutos
Si seleccionas, por ejemplo, 5 minutos, los emails se sincronizarán entre los 2 buzones de forma automática en ese intervalo de tiempo.
Si, en cambio, seleccionas ninguno, entonces deberás refrescar manualmente.
Para una cuenta de correo con dominio propio
Para ello comenzarás de la misma manera que en el caso anterior.
Accede al menú principal y selecciona “Admin Correo“, pero esta vez, en lugar de Gmail, elige “Otro“.
Se volverá a abrir una ventana emergente en la que deberás introducir varios datos.
Sustituye los valores de ejemplo por los que correspondan:
- Nombre del correo o IP del servidor: mail.dominio.com (estos datos dependerán del hosting que tengas contratrado).
- Nombre de usuario: usuario@dominio.com (tu cuenta de correo).
- Contraseña: (introduce la contraseña de tu correo).
- Protocolo, opciones SSL y validaciones (te recomiendo que dejes las opciones que vienen por defecto).
ATENCIÓN: En el supuesto de que no te funcione, tendrás que revisar la configuración de tu correo en tu servidor o consultar a tu proveedor.
Pulsa en guardar y tu servidor de correo entrante ya estará listo.
¡Aaaah! y recuerda, muy importante. Para que todo el sistema funcione correctamente y puedas maximizar las prestaciones del CRM,
debes también tener configurado el Servidor de Correo Saliente de vTiger CRM.
Plugins que pueden mejorar tu gestión junto con el Buzón de Correo de vTiger CRM
A continuación te dejo una lista de varios plugins, muy interesantes, con los que puedes ampliar las prestaciones de tu CRM, todos ellos, por supuesto, relacionados con la gestión de las comunicaciones mediante los emails:
- Vtiger Mail Manager Replacement 7 (cliente de correo web para reemplazar/mejorar el Buzón de Correo “estándar” de vTiger CRM).
- Email/Conversation View (esta extensión transforma la lista de los emails en una vista de conversación).
- EMAIL Maker (extensión para crear plantillas de correo con información predefinida y poder enviarlos desde todos los módulos).
- Advanced Email Signatures (extensión para agregar firmas HTML personalizadas y con imágenes).
¿Se me ha escapado algún detalle y sigues teniendo dudas de para qué sirve el Mail Manager de vTiger CRM?
Si no estás completamente convencido, puedes verificar lo que te he explicado, probando alguna de las siguientes opciones:
- Puedes, por ejemplo, crearte una nueva cuenta de correo de Gmail “para pruebas” y configurarla en el gestor del correo de tu CRM para realizar una serie de ensayos y ver cómo funciona el buzón de correo.
- O puedes acceder a la DEMO que tengo disponible para mis lectores, donde vas a poder configurar esa nueva cuenta de pruebas de Gmail, que ya habrás creado previamente, y comprobar su funcionamiento.
NOTA 1: Cuando termines tus pruebas en la Demo, puedes borrar la configuración del Buzón. De cualquier modo, la Base de Datos de la Demo se restaura, automáticamente, todos los días con los datos pre-establecidos. Por lo que se eliminará todo lo que hayas introducido en el CRM.
NOTA 2: Si lo prefieres, incluso, te puedo crear un usuario “privado” para que hagas tus pruebas en la Demo. Pídemelo por email.
Ahora quiero que hagas lo siguiente:
- Agenda una hora de tu tiempo.
- Pon en “modo avión” a tu smartphone, cierra tus redes sociales y pídele a tus familiares y amigos que no te interrumpan, pon en “modo off” al mundo y prepárate.
- Coge papel y boli, y toma nota de todos los datos que necesitas para configurar el Buzón de Correo de tu CRM (cuenta de correo electrónico, contraseña, etc.).
- Sigue los pasos que te he indicado anteriormente, según el tipo de correo que quieras sincronizar:
- Realiza todas las pruebas que consideres necesarias en cuanto al envío y recepción de emails.
¿A que funciona de maravilla? Pues, ahora ya puedes configurarlo de forma definitiva en tu CRM.
Cuando lo tengas, ya puedes felicitarte y gritarlo al mundo, porque habrás dado un paso para el hombre, pero un salto cualitativo muy importante en la gestión de tu negocio y en el incremento de tu productividad.
Y por favor, ¡no me dejes en “ascuas”! Deja un comentario y cuéntame…
Si necesitas una atención más personalizada, tienes la opción de solicitar mi servicio de consultoría.
También me puedes localizar directamente a través de mi email info@jarsanchez.com
¿Quieres optimizar tu negocio?
Te explico, paso a paso, 5 Automatizaciones para implementar en tu vTiger CRM con las que vas a aprender como:
